印章使用管理制度

時間:2014-02-26  作者:小海豚口才教育  閱讀量:

印章使用管理制度 

 

第一章   

 

第一條  目的:為規范中心印章使用及管理,特制定本制度。 

第二條  中心印章的定義及分類 

(一)    本規定中的印章:指在中心發行或管理的文件及憑證文書等與中心權力義務有關的文件上,需以中心名稱或有關部門名義證明其權威作用而使用的印章。 

(二)    中心印鑒:中心向主管機關登記的公章、法人章、財務專用章等具有法律效力的印章。 

 

第二章    第刻制、改刻與廢止 

 

第一條    中心印章的刻制、改刻與廢止的的議案由印章使用部門提出。提出的議案中必須要將新舊中心印章的種類、名稱、形式、使用范圍及管理權限予以說明。 

第二條    中心印章的刻制、改刻與廢止經董事會批準后由管理部辦理并以中心發文頒布,同時,如有需要更換或廢止的印章應由印章管理者迅速將舊印章交還管理部。 

第三條    廢止印章的保存年限 

除特別需要,管理部將廢止的印章保存三年后,經校務會批準,再行銷毀。所有銷毀的廢舊印章都要留下印模永久保存,以備日后查考。 

第四條    遺失、損毀與被盜 

中心印章出現遺失、損毀、被盜的情況,印章管理者應迅速向管理部遞交原因報告書,管理部根據情況依本制度有關規定的手續予以處理。

 

第三章    印章的登記與保管 

 

第一條    管理部應建立印章登記臺帳(印章登記表),并永久保存。此臺帳需載明每個印章文字、印模、起印和廢止時間、使用部門、部門負責人姓名、保管人姓名、保管人變更等信息。 

第二條    印章在中心以外申報登記時,應由印章管理者將印章名稱、對未申報單位、申報年月日以及申報者姓名報管理部予以記錄。 

第三條    印章保管部門必須指定專人負責印章保管,并存柜加鎖。印章保管人員應該明確責任,保證印章的正常使用和絕對安全,防止印章被盜用或濫用。對于印章被盜用而產生的后果,保管人應該負有法律上的責任。 

第四條    各部門負責人是本部門所保管印章的使用管理第一責任人。

 

第四章    用印手續 

 

第一條    用印審批 

()使用中心具法律效力印鑒時應先填寫《印章使用申請表》,依審批權限獲準后,連同需蓋章文件一并交印鑒管理人。 

()使用部門行政印章須填寫《用印記錄表》,經所屬部門領導批準同意后,連同需用印文件一并交部門章管理人。 

()財務專用章的使用按照財務管理制度執行。

第二條    印章使用人 

(一)中心印章的使用原則上由印章管理人擔任。用章時,印章管理人員首先應仔細核實印章使用手續是否完備,嚴格按照獲準用印范圍用章并做好用印登記,同時應保留《印章使用申請表》及用印材料一份以便存檔備查。 

(二)印章管理人離開時,由部門負責人指定代理使用印章人。代理實施用印的人在用印后應將用印依據或用印申請表交印章管理人審查,同時《印信使用申請表》和《用印記錄表》上應有代理人簽字。 

(三)印章使用人用印完畢后詳盡填寫《用印記錄表》。記錄項目包括:用印日期、編號、內容摘要、批準人、用印單位、承辦人、監印人、用印數以及留存材料等項。《用印記錄表》在次年元月份交行政部永久存檔保存。 

第三條    用印手續的簡化 

經印章管理部門負責人批準的常用印或需再次用印的文件,如事先與印章管理人取得聯系或有文字證明者可省去填寫申請表的手續。此時,印章管理人應將文件名稱及制發文件人姓名記入用印記錄表,以備查考。

 

第五章    用印要領 

 

第一條        印章用于: 

(一)落款處:蓋于文書作者落款處,表明法定作者及文書的有效性。

(二)更正章:對文書書寫中的錯誤進行改正后,加蓋更正章,以做為法定作者自行更正的憑證。 

(三)騎縫章:介紹信與存根銜接處須騎縫加蓋印章,以便必要時查核、對同。 

(四)騎邊章:將材料多頁沿邊取齊后均勻錯開,從首頁到末頁,騎各頁之邊,加蓋一完整公章,以證明該材料各頁是同時形成的。 

(五)彌封章:在公文封套封口處粘以紙條加蓋公章,以確保在傳遞中無私拆之弊。 

(六)封存章:在封條上加蓋印章,以封存財物、倉庫、住房、文件櫥等。 

第二條    蓋章時精力要集中,用力要均勻,蓋出的印章應端正、清晰、美觀,便于識別。印章文字不得歪斜或顛倒。 

第三條    蓋印除特殊規定之外,一律用朱紅印泥。 

第四條    部門文件份數較多,可蓋只須保留原件的份數,其他可采用復印方式。 

第五條    中心印章原則上不許帶出中心使用,如確需工作需要帶離中心用印的,必須落實責任人后報經中心役員室批準,交還公章時必須一并交回用印材料被查。 

第六條    印章管理人原則上不允許在空白憑證上加蓋公章。確有需要的必須經役員室批準并編號登記。

小海豚口才教育學校辦公室

2014/2/26 

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